Con la circolare n. 26/2025, Assonime ha passato in rassegna le modifiche sulla tracciabilità delle spese di trasferta, chiarendo i principali effetti fiscali sia per i dipendenti (in termini di imponibilità dei rimborsi) sia per le imprese (in termini di deducibilità dei costi). La disciplina oggetto di commento nasce da una sequenza di interventi (D.lgs. 192/2024; Legge di bilancio 2025; DL 84/2025 convertito in legge con la L. 108/2025) che hanno introdotto un onere generalizzato di tracciabilità per talune spese sostenute in occasione di trasferte/missions, quale condizione:
- per la non imponibilità dei rimborsi in capo al dipendente (e, in generale, per i redditi di lavoro interessati);
- per la deducibilità dei costi e dei rimborsi in capo all’impresa, con riflessi anche IRAP.
La ratio dichiarata è prevalentemente anti-evasiva, con focus sui fenomeni connessi ai pagamenti in contanti (omessa fatturazione/omessa dichiarazione/omesso versamento/frodi).
L’impostazione critica di Assonime: “sanzione duplicata” e approccio discutibile
Assonime formula una critica netta: sarebbe stato “preferibile, sul piano sistematico, intervenire direttamente sulle regole fiscali dei fornitori/prestatori”, piuttosto che traslare l’onere (e il rischio fiscale) su utilizzatori e lavoratori. Il punto più sensibile è la duplicazione della penalizzazione in caso di mancato rispetto della tracciabilità:
- in capo al lavoratore: il rimborso diviene imponibile (tassazione del rimborso);
- in capo all’impresa: il costo/rimborso può risultare non deducibile.
L’associazione osserva inoltre una sproporzione rispetto all’obiettivo, anche perché i soggetti colpiti (datore e lavoratore) non coincidono con quelli “target” della misura (fornitori/prestatori).
Ambito oggettivo: quali spese sono realmente soggette a tracciabilità
L’onere non copre tutte le spese di trasferta, infatti per il lavoro dipendente, tale vincolo opera, in sintesi, sui rimborsi analitici (non sui forfait) e riguarda solo vitto e alloggio, oppure viaggio e trasporto quando effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea ex L. 21/1992 (in sostanza taxi e NCC). Restano fuori dall’obbligo (per la componente “viaggio/trasporto”), i mezzi pubblici di linea (treni, aerei, autobus, traghetti, ecc.), che possono continuare a essere pagati anche in contanti senza effetti sul rimborso. Con argomentazione ritenuta sostenibile da Assonime, anche spese documentabili non riconducibili ad autoservizi non di linea (es. pedaggi; e, per coerenza sistematica, parcheggi quando riconducibili e adeguatamente documentati). Resta, tuttavia, un’area di incertezza per alcuni servizi “con conducente” su app e piattaforme digitali, per cui Assonime auspica chiarimenti ufficiali.
Ambito territoriale e decorrenze
Sul perimetro territoriale, il DL 84/2025 ha limitato l’onere alle spese sostenute nel territorio dello Stato, riconoscendo che all’estero la tracciabilità può essere difficoltosa. Assonime segnala, per converso, un disallineamento per le spese di rappresentanza, per le quali la tracciabilità risulta introdotta in modo generico e non chiaramente limitato alle sole spese sostenute in Italia, auspicando un ripensamento analogo.
Quanto alla decorrenza nei rapporti di lavoro, l’onere opera, in prima battuta, per i rimborsi dal 1° gennaio 2025. Viene pertanto evidenziato che non dovrebbero essere attratti nel nuovo regime i rimborsi effettuati nel 2025 ma riferiti a spese sostenute prima del 1° gennaio 2025, per evitare effetti pregiudizievoli su comportamenti anteriori alla novità.
Profili applicativi “problematici” evidenziati da Assonime
Parcheggi e “altre spese” (C.M. 326/1997): l’elenco storico delle “altre spese” non documentabili (es. lavanderia, telefono, parcheggio, mance) andrebbe aggiornato perché non è più coerente con l’evoluzione dei pagamenti e dei giustificativi. In particolare, propone un ripensamento sulla spesa di parcheggio, che potrebbe essere ammessa a rimborso analitico se supportata da documentazione idonea capace di identificare il veicolo, il luogo e la data.
Imposta di soggiorno per vitto/alloggio: Assonime segnala l’incertezza se l’obbligo di tracciabilità si estenda anche all’imposta di soggiorno pagata talvolta separatamente (spesso in contanti). La soluzione prospettata è quella di trattarla come voce distinta, rimborsabile senza imponibilità anche se pagata in contanti, purché documentata da ricevuta (si auspicano chiarimenti ufficiali).
Trasferte nel Comune e indennità chilometriche: per effetto delle modifiche all’art. 51, co. 5, TUIR, Assonime sostiene che non dovrebbero più concorrere al reddito le indennità chilometriche per trasferte intra-comunali, essendo venuto meno il requisito della documentazione “da vettori terzi”; fermo restando l’obbligo di autorizzazione/riscontro nella documentazione interna aziendale.
Deducibilità (TUIR) e spese di rappresentanza
Sul versante aziendale, la tracciabilità diventa condizione di deducibilità per:
- spese di vitto/alloggio e (solo) taxi/NCC in trasferta, nonché i relativi rimborsi analitici; con limitazione alle spese sostenute in Italia;
- spese di rappresentanza, deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili (con la criticità, già ricordata, della mancata esplicita limitazione territoriale).
Assonime insiste, infine, su un aspetto pratico: la tracciabilità non basta senza un giustificativo fiscale idoneo (fattura/documento commerciale), soprattutto per talune spese (es. taxi) ove la sola contabile POS può essere insufficiente a motivare la deduzione.